Qu'est-ce qu'un approvisionnement ?

L'approvisionnement met à disposition d'une organisation, au bon moment et au bon endroit, les matières, composants, marchandises et services dont elle a besoin pour produire ou pour vendre. Il commence à l'expression d'un besoin et se termine à la mise à disposition physique et comptable de la ressource. Ce n'est ni la négociation seule, ni le transport seul, mais la chaîne qui va de l'un à l'autre.

Approvisionnement, achat, sourcing

Ces trois fonctions se confondent souvent dans le langage courant, et la confusion coûte cher en organisation. Le sourcing identifie et qualifie les fournisseurs possibles, sur un horizon de plusieurs mois à plusieurs années, et produit un panel : la liste des sources homologuées pour une famille d'achat. L'achat négocie et contractualise ensuite le prix, les conditions de paiement, les délais, les pénalités et les seuils de qualité ; sa performance se mesure en économies réalisées et en part du volume couverte par un contrat. L'approvisionnement, enfin, exécute ce contrat au quotidien : il calcule la quantité à commander, déclenche la commande, relance le fournisseur, réceptionne et gère le stock. Ses indicateurs ne sont donc pas ceux de l'acheteur, mais le taux de service, la rotation du stock et le nombre de ruptures.

Vocabulaire

Quelques termes reviennent en permanence et méritent d'être posés. Le besoin brut est la quantité totale nécessaire pour une période ; le besoin net en déduit le stock disponible et les commandes déjà lancées, et c'est lui seul qui déclenche une commande. Le délai d'obtention, ou lead time, court de l'émission de la commande à la mise à disposition en stock : il additionne le délai administratif, la production du fournisseur, le transport et le contrôle à réception, et le sous-estimer reste la première cause de rupture.

Le stock de sécurité couvre l'aléa, c'est-à-dire la variabilité de la demande et celle du délai. Il se calcule à partir de l'écart type de ces deux variables et du taux de service visé, non au jugé : viser 95 % demande environ 1,65 écart type, viser 99 % en demande 2,33. Le point de commande, enfin, est le niveau de stock qui déclenche le réapprovisionnement : la consommation moyenne pendant le délai d'obtention, augmentée de ce stock de sécurité.

Acteurs

L'approvisionneur travaille avec la production, qui exprime le besoin, avec la qualité, qui homologue les produits reçus, avec la comptabilité fournisseurs, qui rapproche facture et réception, et avec le magasin, qui conserve et prépare. Il est le point de rencontre de ces quatre services, et la fonction se juge autant sur sa capacité de coordination que sur sa technique. Un approvisionneur isolé de la production travaille toujours avec un cycle de retard.

Indicateurs

Quatre chiffres suffisent à décrire la santé d'un approvisionnement. Le taux de service mesure la part des demandes servies dans les délais ; le taux de rupture en est le complément, compté en lignes de commande et non en valeur, ce qui évite de masquer 100 références manquantes derrière une seule grosse commande servie. La rotation de stock rapporte les sorties annuelles au stock moyen et dit combien de fois le stock se renouvelle. Le respect des dates promises par les fournisseurs mesure ce qui vient de l'amont, et explique une bonne part des deux premiers.

Un cinquième chiffre, rarement suivi, éclaire souvent les autres : la part des commandes urgentes dans le total. Elle révèle les défauts de planification que les indicateurs de résultat masquent, puisqu'une urgence traitée à temps ne dégrade aucun taux de service.