Etapes de l'approvisionnement

Le processus va de l'expression du besoin au règlement de la facture. Les progiciels de gestion lui donnent un nom, le procure to pay, abrégé P2P. Chaque étape produit un document, et chaque document sert de preuve à la suivante : c'est cette chaîne de pièces justificatives qui permet le contrôle final.

Expression du besoin

Le besoin vient soit d'un calcul de planification, soit d'une consommation constatée. Dans le premier cas, le calcul des besoins nets part du programme directeur de production, éclate les nomenclatures et décale les quantités du délai d'obtention de chaque composant. Dans le second, le franchissement d'un seuil de stock suffit à déclencher. Le besoin se formalise ensuite dans une demande d'achat, document interne portant la référence, la quantité, la date souhaitée et l'imputation budgétaire, soumis à un circuit de validation par seuils de montant. C'est le dernier moment où l'engagement de dépense peut encore être refusé sans coût.

Consultation

Pour un besoin non couvert par un contrat cadre, une consultation est lancée. L'appel d'offres décrit le besoin, les critères d'évaluation et leur pondération. Le dépouillement compare les offres sur le coût complet d'acquisition, qui additionne le prix, le transport, les droits de douane, le coût de possession du stock et le coût de la non-qualité. Retenir la moins disante sur le seul prix unitaire revient à ignorer les trois quarts de la dépense réelle.

Commande et suivi

Le bon de commande transforme la demande interne en engagement vis-à-vis du fournisseur : référence, quantité, prix, incoterm, lieu et date de livraison. L'accusé de réception renvoyé par le fournisseur vaut acceptation et confirme, ou corrige, la date promise. Vient ensuite le suivi, où l'approvisionneur surveille l'écart entre date promise et date requise. Une relance envoyée avant l'échéance coûte toujours moins cher qu'une relance après coup, et sur les références critiques un point hebdomadaire avec le fournisseur remplace utilement la relance à l'unité.

Réception et contrôle

À l'arrivée, le magasin rapproche le bon de livraison de la commande, compte les colis, vérifie l'état apparent et enregistre l'entrée en stock. Les réserves doivent être portées sur le bon de livraison au moment même de la réception, faute de quoi le recours contre le transporteur devient difficile à établir. Le contrôle qualité suit, total, par échantillonnage ou supprimé selon la criticité de la référence. La dispense de contrôle accordée à un fournisseur dont l'historique la justifie représente le gain de temps le plus important du processus, et le risque le mieux mesurable.

Rapprochement et paiement

Le rapprochement à trois voies confronte le bon de commande, le bon de réception et la facture. Les trois doivent concorder en référence, en quantité et en prix pour que le paiement se déclenche. C'est le contrôle qui protège l'entreprise de la double facturation et des marchandises facturées mais jamais reçues.

Points de rupture

Trois endroits concentrent les incidents. Le passage de la demande d'achat à la commande, d'abord, où la validation traîne pendant que le délai d'obtention, lui, continue de courir. L'accusé de réception ensuite, quand il n'est pas exploité : une date promise incompatible avec le besoin passe alors inaperçue jusqu'à la rupture. Le rapprochement enfin, où un écart de quantité non traité bloque le paiement, dégrade la relation fournisseur et finit par dégrader le service.